Sudah dua bulan ini tim kami di Dosen Jualan Group menerapkan standing briefing setiap pagi sebelum memulai kerja. Awalnya kami tidak menduga akan ada banyak manfaat dari pembiasaan tersebut. Ternyata ada banyak manfaat briefing pagi untuk produktifitas karyawan kami. Niat kami saat memulai kebiasaan standing briefing adalah mencegah adanya karyawan yang datang terlambat. Maklum, banyak dari karyawan kami berasal dari luar kota yang membutuhkan waktu untuk menuju ke kantor. Tapi selain itu kami mendapatkan manfaat yang tidak terduga. Berikut ini adalah manfaat briefing pagi untuk produktifitas karyawan dan tim. Boleh kita aplikasikan di tim kita masing-masing, lho. Yuk, disimak.
- Mendisiplinkan Karyawan yang Telat.
Terkadang sebagai owner perusahaan kita bingung bagaimana mendisiplinkan karyawan yang telat. Di satu sisi dia juga penting untuk keberlangsungan perusahaan, tapi kebiasaannya telat juga akan berpengaruh buruk pada anggota tim yang lain. Penerapan standing briefing sangat manjur untuk mendisiplinkan karyawan yang telat. Bagaimana mekanisme-nya? Begini, jadi standing briefing biasanya dimulai beberapa menit sebelum kerja. Otomatis karyawan akan berangkat lebih awal daripada saat tidak ada briefing sama sekali. Bagi karyawan yang terpaksa telat juga akan malu karena mereka tidak langsung menuju mejanya melainkan harus bertemu anggota tim lainnya dulu. Boleh dicoba nih, biar tim kamu gak ada yang telat-an lagi.
Kegunaan briefing pagi adalah untuk menerapkan asas transparan dalam perusahaan
- Kinerja Karyawan menjadi Transparan
Dalam sesi standing briefing setiap anggota tim harus memaparkan agenda kerjanya selama seharian nanti. Mau tidak mau seorang karyawan harus menyiapkan to do list agendanya sejak dari rumah. Ini bisa menjaga ritme kerja tim agar lebih terpadu dan teratur. Selain itu standing briefing juga bermanfaat untuk melatih keterbukaan antar anggota tim. Penyelesaian masalah tidak hanya satu karyawan yang memikirkan tetapi dibantu oleh karyawan lain. Inilah prinsip Agile. Antar unit di dalam kerja harus sepadan dan mengetahui permasalahan. Tentunya beban karyawan akan semakin ringan sehingga meningkatkan produktifitasnya.
- Melatih Kerjasama Tim
Standing Briefing juga melatih kerjasama tim. Di dalam sesi briefing selalu akan memaparkan kesulitan kerja dan hambatan selama seminggu itu. Ini bisa melatih anggota tim/karyawan untuk lebih peduli terhadap persoalan di luar dirinya. Bukan berarti mempersulit tim, justru cara ini bisa menyederhanakan sebuah persoalan yang pelik. Kita tahu sendiri bahwa sebuah persoalan berawal dari permasalahan kecil yang luput dari perhatian sehingga terlupakan. Manfaat briefing pagi adalah untuk membereskan persoalan-persoalan kecil dalam tim, sebelum menemukan solusi untuk persoalan yang lebih besar.
Tanpa adanya briefing pagi, maka karyawan akan tidak mempunyai senses of common dengan yang lainnya
- Mempertemukan Tubuh yang Terpisah
Pada hakikatnya tim adalah satu tubuh. Apabila antar satu tubuh kurang ada titik temu dan jarang berkoordinasi tentu itu sebuah tanda ketidakberesan. Manfaat briefing pagi untuk mengatasi ini adalah untuk mempertemukan antar anggota tim yang jarang bertemu. Kita tahu bahwa ruang kerja adalah ruang di mana kita saling sibuk dengan jobdesk masing-masing. Kesempatan untuk saling sapa antar karyawan terkadang tidak sempat terjadi. Oleh karena itu standing pagi yang kita konsep dengan suasana kekeluargaan akan menjadi ajang yang bagus buat merawat kekompakan dan kekeluargaan dalam tim. Suasana kantor yang penuh aura kekeluargaan akan lebih memperlancar agenda kerja? Tidak percaya? Coba bayangkan kita lebih nyaman bekerja dengan orang yang kita kenal atau belum kita kenal? Tentunya dengan orang yang sudah kenal bak dengan kita. Tapi ini bukan alasan untuk tindakan nepotisme ya, alias mementingakn golongan sendiri dalam urusan professional. Hehe.
- Mempertemukan antara Kepala dan Tubuh
Bos adalah pemimpin yang kita segani di dalam perusahaan. Tapi posisi tersebut terkadang membuat karyawan tidak pernah mengenal sisi lain dari boss-nya. Sebenarnya ini bukan sebuah tanda yang baik. Kedekatan antara boss dan karyawannya akan lebih memudahkan transfer visi dan misi dari sang boss. Di dalam briefing pagi, boss sangat dianjurkan untuk mengikuti sesi tersebut dan menyapa anak buahnya. Akan ada banyak manfaat apabila karyawan bisa bertemu dengan boss-nya. Salah satunya adalah karyawan bisa mendapatkan support moril agar lebih bersemangat dalam kerja. Tentu karyawan akan menjadi semangat apabila ada kesempatan bertemu langsung dengan boss-nya setiap hari.
Selain hal-hal tersebut, masih banyak lagi manfaat briefing pagi untuk produktifitas tim dan karyawan. Lalu kita akan membahas tentang mekanisme briefing pagi untuk meningkatkan produktifitas tim tersebut. Jangan sampai alokasi waktu untuk briefing justru tidak termanfaatkan secara maksimal karena kita tidak tahu teknisnya. Bagi yang mempunyai tim skala kecil, ada baiknya untuk langsung menerapkan briefing jadi satu. Dalam artian semua tim berkumpul melingkar untuk memaparkan to do list nya hari itu. Standing briefing memang cocok untuk kita terapkan di tim yang jumlahnya kecil. Dengan melaksanakan standing briefing sudah pasti akan meningkatkan kinerja dan produktifitas tim hingga berlipat-lipat kalau terlaksana dengan baik dan benar.
Mekanisme Standing Briefing untuk produktifitas karyawan
Standing briefing untuk tim berskala menengah sampai besar, caranya adalah dengan membagi-bagi tim sesuai divisinya. Sebelum itu harus kita siapkan dulu penanggung jawab atau manajer program yang nantinya bertanggung jawab untuk melaporkan hasil briefing kepada atasan. Maksimal jumlah karyawan dalam satu sesi standing briefing adalah 10 orang, agar maksimal. Kalau memang tim kita masih belum siap standing briefing berdasarkan divisi maka boleh jadi satu dulu. Ini seperti yang kami lakukan di Dosen Jualan Group yang awalnya kami membriefing karyawan jadi satu tempat kemudian baru membaginya berdasarkan divisi-divisi.
Pengalaman kami menjalankan standing briefing selama dua bulan ini adalah proses transfer ide menjadi lebih cepat daripada saat tidak ada briefing. Agenda kerja karyawan juga menjadi lebih jelas dan tidak ada trouble di sana-sini dalam tim. Kalaupun ada trouble, proses penyelesaiannya cenderung lebih cepat karena antar tim saling bahu-membahu untuk menyokong solusinya.
Beberapa hal yang harus kita persiapkan sebelum standing briefing tentunya adalah kesiapan tim untuk berkumpul terlebih dahulu sebelum aktifitas kerja. Dari sini kemudian setiap karyawan atau staff wajib untuk membuat list kerjaan hari itu. Tentunya ada trouble di setiap sesi standing briefing, seperti kedatangan karyawan yang telat. Selain itu standing briefing justru menjadi boomerang karena menjadi ajang untuk adu pendapat di dalam tim. Hal ini harus sudah jauh hari dipersiapkan oleh Leader tim agar sesi standing briefing tidak menjadi hal yang kontraproduktif.
Siapkah tim menerapkan standing briefing setiap pagi?
Bagaimana? Sudah siapkah tim anda menerapkan standing briefing ini? Siap tidaknya semua tergantung pada semua pihak. Semua berhak dan berkewajiban hadir tanpa terkecuali. Sesi standing briefing tanpa kehadiran karyawan adalah ajang pamer otoritas boss. Dan standing briefing tanpa kehadiran boss akan membuat tim tidak tahu kemana akan melangkah. Tulisan tentang manfaat standing briefing ini semoga bermanfaat. Salam Suksess.
